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Guia Práctica del Exportador e Importador. No. 420, pag 62, 64, 65 y 90. Diciembre 1991. Buenos Aires, Argentina.


La participación en Ferias y Exposiciones es un medio de promoción de probada eficacia. Los exportadores y los operadores comerciales podrán conocer directamente las posibilidades con que sus productos cuentan en el mercado exterior, comparar su competitividad y lograr nuevas y promisorias relaciones comerciales. Pero hay que concurrir muy bien preparados.

 

Vamos a referirnos especialmente a la participación de aquellos empresarios u operadores comerciales que quieran exponer sus productos en Ferias y Exposiciones. Pero no debe dejar de tenerse en cuenta que, cambiando de óptica, dichos eventos son una excelente oportunidad de negocios para los agentes comerciales, los importadores, los técnicos especializados y para todos los que actúan en servicios conexos que hacen a cada sector industrial de la actividad económica.

Concretamente, estos eventos internacionales funcionan como un eficaz centro de contactos al que concurren la oferta y la demanda de productos y servicios. Es una concentración de compradores y vendedores en un espacio muy reducido y en un lapso muy breve. O sea, una magnífica oportunidad para entablar relaciones de negocios, para presentar productos, para encontrar agentes y representantes, para ayudar y respaldar a agentes y representantes que ya estén establecidos.

El conjunto de características mencionadas tiene una resultante sumamente práctica para el expositor y el visitante. Significa un sustancial ahorro de tiempo y dinero para realizar operaciones.

Destacadas estas importantes cualidades de las Ferias haremos una muy breve referencia a otras informaciones que es preciso conocer pero que no vamos a detallar. Frecuentemente mencionamos Ferias y Exposiciones indistintamente. En realidad, Ferias son aquellas manifestaciones en las cuales los productos expuestos se venden al público. Exposiciones son aquellas en que se exhiben los productos, aunque durante el evento los productos también se vendan y al final de la misma se realice la importación definitiva y se entregue al comprador.

Las Ferias y las Exposiciones pueden ser de carácter general o específico. Generales son aquellas en que se exhiben una variada gama de productos y servicios. Son las que habitualmente se realizan en los países de América Latina y, en general, en los países en desarrollo. Las específicas son aquellas monotemáticas, especializadas, que están difundidas y acreditadas en los países industrializados, en Estados Unidos, en Canadá, en la Unión Europea, en los países del Sudeste Asiático.

Habitualmente las Ferias y las Exposiciones son visitadas por interesados, no sólo de la ciudad y aún del país donde las mismas se realizan. Por lo general, cuanto mayor es su grado de tradicionalidad y jerarquía, tiene un ámbito de influencia mucho mayor.

Las Exposiciones especializadas realizadas en alguno de los países europeos tienen un área de influencia superior al mismo continente. Normalmente asisten representantes de firmas estadounidenses, canadienses, japonesas y de todo el mundo industrializado. Un caso similar, aunque en forma más puntual, ocurre con las Exposiciones realizadas en Latinoamérica.

Con esta introducción podemos referirnos un poco más en detalle a la participación en Ferias y Exposiciones para el caso en que algún operador en comercio exterior o empresario o industrial desee exponer sus productos en alguna de las tantas manifestaciones internacionales que se realizan en el mundo.

En primer lugar es importante destacar que las Ferias y Exposiciones suelen ser un buen negocio en sí…. para sus organizadores. Por lo tanto surgen en todo el mundo, permanentemente, una gran cantidad de eventos nuevos, de vida efímera e intrascendente. En el momento de decidir una participación debe tenerse en cuenta la tradicionalidad de la realización de una determinada Feria o Exposición, su jerarquía y su importancia.

Estos datos pueden averiguarse rápidamente en las embajadas cuando se trate de Ferias y Exposiciones realizadas en otros países y que conocen de la programación, organización y ejecución de la Ferias, Exposiciones, muestras y otras actividades de este tipo.

Otra fuente importante de información son las representaciones diplomáticas en el exterior, que la brindan en función de las posibilidades que ofrecen los distintos mercados para la oferta exportable.

También a través de los mismos organizadores, a los que deben solicitarse la mayor cantidad posibles de datos y compararlos con los provenientes de las otras fuentes mencionadas.

Estos datos deben estar referidos al número de manifestaciones realizadas hasta el momento, cantidad de empresas participantes, países participantes, catálogos anteriores, ubicación del recinto ferial, cantidad y condiciones de los visitantes (no es lo mismo una Exposición abierta al público en general que recibe 50.000, 100.000 ó más visitantes, que otra cuya ingreso es selectivo, restringido a operadores, empresarios o importadores) y cuanta otra información adicional esté disponible.

1. Actividades a realizar ANTES.

Toda esa tarea mencionada debemos realizarla no menos de un año antes de la realización del evento. Es totalmente desaconsejable intentar participar por primera vez, en un mercado nuevo, con menos de 10 meses de anticipación.

Participar en una Exposición no es una decisión barata, si bien habitualmente resulta más económica que otros medios de difusión y promoción de productos. Por lo tanto, debemos asegurarnos de obtener los mayores beneficios posibles por el dinero que invertimos en esta empresa.

Como veremos seguidamente, hay una enorme tarea previa que realizar antes de inaugurar un stand en una Exposición y todos esos pasos deben cumplirse si es que queremos obtener las mayores garantías de éxito.

a) De los contactos establecidos con los organizadores debemos haber averiguado ya el costo del espacio y de la decoración y también el costo de los servicios de energía eléctrica y otros suministros y exigencias particulares de los productos a exhibir.

b) De los mismos contactos habremos obtenido la reglamentación y disposiciones generales de participación, y particulares para nuestros productos, que debemos estudiar con atención.

c) La preparación de la folletería y muestras, que tendrán las características de ser una importación definitiva cuando se realice en otro país. Resulta obvio mencionar aquí que las impresiones deben ser de la mejor calidad, porque los folletos también compiten. Los mismos deben estar redactados en el idioma del lugar donde se realice la Exposición y por un experto, no ya del idioma sino del país. Los términos técnicos y los giros idiomáticos suelen ser distintos dentro de la misma lengua dependiendo del país que lo utiliza.

d) Con el mismo criterio anterior deberán preparase etiquetas, carteles, leyendas, instrucciones e información.

e) Elaboración de listas de precios CIF a la ciudad o puerto de destino más cercano al lugar de la realización de la Exposición.

f) Preparación y adaptación al mercado de los productos a ser exhibidos, que tendrán la característica de ser una importación temporaria.

g) Con suficiente anticipación debe obtenerse una nómina de importadores, agentes y usuarios del o de los productos a exponer, que sea la más amplia posible. Las representaciones diplomáticas en el exterior pueden suministrarnos dichas nóminas. Con ellas hay que comenzar a tomar contactos regulares con los importadores, agentes y usuarios desde mucho antes de la realización de la Exposición. Esta es una acción sumamente importante. Las primeras comunicaciones deben ser de presentación, adelantando las intenciones de participar en el próximo evento. Regularmente se irán remitiendo mayores informaciones y novedades buscadas con imaginación. Incluso las fiestas de fin de año son una buena excusa para proseguir esos contactos. Esta relación se debe ir intensificando a medida que se acerca la fecha de la Exposición. El punto culminante de la misma se realizará días antes de la inauguración cuando a los contactos establecidos le sean enviadas invitaciones especiales para visitar el stand, con indicaciones precisas del lugar que ocupará en la muestra.

h) Debe solicitarse la colaboración de las representaciones diplomáticas acreditadas en el lugar de la Exposición para realizar una adecuada difusión de la participación de la empresa en la exposición de que se trate. Las mencionadas representaciones habitualmente cuentan con mailings especializados, canales conocidos de difusión en publicaciones de cámaras, entidades empresariales, federaciones y entidades de cúpula que multiplican las comunicaciones de este tipo.

i) Los organizadores de la Exposición, deben remitir con antelación los números de teléfono y fax que serán utilizados en el recinto ferial para permitir la comunicación regular y permanente entre la empresa y el stand.

j) Es útil prever la contratación de una secretaria, bilingüe, si el idioma de la sede de la Exposición es distinto, y azafatas idóneas para la atención del stand.

k) Simultáneamente debe elaborarse un detallado estudio de mercado sobre los productos a exponer. Toda información sobre las características del mercado interno, las formas de comercialización, los canales de distribución, las normas de importación, precios locales, tarifas, comisiones usuales, modalidades de distribución, modalidades operativas, estadísticas de importaciones y demás datos relativos al producto a exponer y su venta serán de invalorable utilidad en el momento de comenzar a atender a los interesados y potenciales compradores. Nuevamente aquí las representaciones diplomáticas en el exterior pueden facilitar una amplia información.

l) Por último, no estaría demás reproducir las características del stand en algún lugar de la empresa, la fábrica o en otro espacio apropiado. En él se pueden disponer las muestras, los muebles de apoyo, ensayar la decoración, simular la circulación de los visitantes, la ubicación del personal. Debe tenerse en cuenta que las condiciones reales difícilmente serán iguales a las imaginadas. Pero el ejercicio servirá de práctica invalorable para cuando llegue el momento de armar el stand definitivo.

2. Actividades a realizar DURANTE.

a) Quizás la más importante sea la de mantener una atención permanente del stand durante todo el tiempo que la muestra permanece abierta. Un stand “abandonado” refleja una imagen definitivamente negativa. Teniendo en cuenta la importancia de este aspecto, la necesidad de atender por breves momentos otros asuntos. Y que hay Exposiciones con horarios de funcionamiento extensos, resulta imprescindible que no menos de dos funcionarios de la empresa expositora atiendan el stand.

b) Resultará extremamente útil y conveniente para evaluar y analizar los resultados de la participación y para la continuidad de los contactos establecidos, llevar un minucioso registro de las personas que visitan el stand, tomando nota de nombres, empresas, direcciones y otros datos que puedan ser de interés.

c) Es conveniente preparar algunos comunicados de prensa y fotografías para entregar a la oficina de prensa que esté destacada en el predio ferial para cubrir la exposición. Asimismo debe buscarse entrar en contacto con periodistas para interesarlos en el stand y en los productos, informándoles de las actividades empresariales, y de los proyectos de comercialización.

d) Debe disponerse de una cámara fotográfica para cuando sea necesario. Las oportunas fotografías de directivos de la empresa en el momento en que son visitadas por las autoridades locales, personalidades, importantes empresarios, y del stand mismo y su presentación, serán sumamente útiles en el futuro.

e) Debe preverse la colocación de una pequeña heladera con bebidas frescas y algún bocadito para atender a algunos visitantes. Las jornadas en las exposiciones suelen ser intensas y tanto visitantes como expositores aprecian comodidades de este tipo.

f) Realizar algún tipo de publicidad en diarios locales puede ser una acción adicional importante en la difusión de la presencia de la empresa en la exposición.

g) Las comunicaciones con la sede de la empresa y con la oficina de comunicaciones de la Exposición deben ser regulares. Empresarios, importadores, agentes, autoridades de la Exposición, habitualmente necesitan contactarse y de esta manera se podrá aprovechar mejor el tiempo y las oportunidades.

h) Dependiendo del horario de la Exposición, los tiempos libres en horarios comerciales son una excelente ocasión para intensificar los contactos con los posibles interesados o potenciales importadores. Puede ser también la oportunidad para visitar empresas usuarias de los productos de nuestro interés, importadores o posibles agentes o representantes.

i) Es atinado contemplar la posibilidad de realizar un sencillo cocktail para agasajar empresarios destacados, potenciales importadores, autoridades locales, agentes o representantes. La generalidad de los recintos feriales tienen diversos locales adecuados para este fin.

j) Es posible que los organizadores de la Exposición hayan organizado algún ciclo de conferencias o seminarios sobre temas específicos de interés para los expositores y visitantes. Si así fuera es conveniente asistir a los que resulten afines con las actividades de la empresa. Inclusive resulta importante participar como disertante o integrando las mesas en que se difundan o discutan aspectos de interés para la empresa.

k) Visitar otros stands. Esto le dará una idea acabada de cuáles son los detalles que pueden mejorarse en el propio stand.

3. Actividades a realizar DESPUES.

a) Mantener el contacto con aquellos empresarios, agentes o importadores que mostraron interés por los productos expuestos.

b) Atender a todas las consultas recibidas y que no fueron respondidas durante la Exposición.

c) Resulta ahora sumamente importante realizar un análisis y una profunda reflexión sobre los resultados obtenidos. Estas tareas, formalizadas con el conjunto de los directivos de la empresa, conformarán un panorama más claro y preciso sobre las posibilidades reales existentes para incursionar en determinado mercado en el exterior.

4. Conclusión.

La participación en Ferias y Exposiciones es un medio de promoción de probada eficacia. Los exportadores podrán conocer directamente las posibilidades con que sus productos cuentan en el mercado exterior, comparar su competitividad y lograr nuevas y promisorias relaciones comerciales. A.

Buenos Aires, Argentina. Diciembre 1991.

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